Uno degli strumenti sicuramente più interessanti di InDesign è certamente l’unione dati. Sarà forse il fatto di schiacciare un bottone e vedere, dopo pochi secondi, tutto ordinato come tuo comando? Sarà forse il fatto che avere un robotino che esegue come un adorabile butler sotto sotto ci piace un sacco?
La verità è un’altra. Il fatto è che questo strumento rappresenta molto bene il concetto spesso cito: “Il designer deve fare il designer: ovvero progettare, vedere le cose in modo diverso. La macchina deve fare la macchina: ovvero eseguire in serie procedimenti ripetitivi anche complessi.”
Questa è la vera, grande differenza tra un designer professionista ed un amatore. La classica differenza con il famoso “cuggino” di cui si sente spesso parlare.
Ma ora basta con le chicchere. Passiamo ai fatti. Ecco a te la video lezione su come utilizzare l’unione dati di InDesign in modo semplice. Nella video lezione che segue infatti ti spiego dettagliatamente non solo il suo funzionamento, ma anche il perché è così importante.
Unione dati con InDesign: Ecco come usarla per inserire anche le immagini
Quando ho pensato di realizzare questo video mi sono chiesto quale potesse essere la soluzione più indicata. Un esempio. il più vicino possibile alla realtà. Ecco quello che ho pensato.
Il caso è quello di un’azienda di noleggio auto a lungo termine. Che ha la necessità di avere i preventivi completi di tutte le sue referenze. Ora, come potrai immaginare, un azienda di noleggio dispone di diversi veicoli, marche e versioni anche dello stesso veicolo. Lo stesso veicolo, ad esempio, può essere in una versione a benzina oppure diesel o ancora GPL.
L’utente può pensare di dare un anticipo oppure no.
Un caos assurdo. Ma veniamo a noi. Cosa vuole il cliente? Avere un preventivo dettagliato, per ogni automobile. Con tutte queste variabili. Completo di immagine del veicolo.
Cosa faresti?
Ebbene eccoti servita la soluzione geniale. L’unione dati di InDesign serve proprio a questo scopo. Vediamo quindi come fare.
Preparazione del file excel
Come saprai l’unione dati funziona sinergicamente con Excel. Forse non uno dei nostri software preferiti, ma ora dobbiamo accontentarci.
Il nel video che ti ho mostrato qui sopra come vedi il file excel è così diviso:
- Marca del veicolo
- Versione del veicolo
- Alimentazione
- ecc
Tutto preparato dal nostro amato cliente. A cui chiediamo anche di creare una colonna dedicata alle immagini. In pratica il cliente raccoglierà per noi le immagini dei nostri veicoli e le salverà nel formato file da noi richiesto. In una cartella che possiamo chiamare ad esempio “img”.
Ora se hai familiarità con l’HTML ciò di cui ti sto per parlare ti sembrerà assai semplice. Se invece non è così allora concentrati, ma sappi che questo è il momento più complicato. Dopo di che, tutto sarà più semplice.
La colonna IMMAGINI
Nella colonna del tuo file excel destinata alle immagini devi inserire un percorso ti questo genere
/img/tipo.jpg
In pratica InDesign cercherà il file “tipo.jpg” all’interno della cartella “img”. Ricorda che il tuo file indesign deve essere posizionato fuori dalla cartella “img”.
Come rinominare la colonna immagini
Ora dobbiamo permettere a InDesign di comprendere il che nella colonna immagini ci sono, appunto, delle immagini. Partiamo dal un semplice fatto. Puoi chiamare questa colonna come ti pare e piace. Se vuoi chiamarla ad esempio “Giancarlo” allora puoi farlo. Ma devi solo ricordarti di inserire un paio di cosette prima.
'@giancarlo
Capito? Al nome delle tua colonna devi far precedere un apostrofo e una @. Questi sono i due caratteri che permeteranno ad InDesign di capire che lì ci sono delle immagini.
Importare i file su InDesign
A questo punto siamo arrivati su InDesign e possiamo lavorare veramente. Sulla griglia di impaginazione, sugli stili ed altre cose che spiego nel mio corso InDesign Startup. Ne parlo anche nelle mie lezioni gratuite a cui puoi accedere da qui.
Apriamo il pannello unione dati ora e dal suo menù importiamo la sorgente dati. Che deve essere rigorosamente salvata in CSV. A questo punto il pannello conterrà tutti i nostri campi colonna e tocca noi andarli a posizionare all’interno del nostro documento.
Fatto tutto questo dobbiamo definire dove inserire i valori del nostro file excel, nel nostro file InDesign.
Quindi i nostri campi:
- Marca
- Modello
- Versione
- Alimentazione
- Anticipo
- ecc.
Una volta posizionati all’interno del documento ecco che possiamo andare a dire ad InDesign di esportare la nostra “Unione dati”. InDesign andrà a creare un documento di 289 pagine con tutti i nostri preventivi. Ecco fatto. Il gioco è fatto.
Se ancora non l’hai fatto ti invito ad accedere al mio corso gratuito InDesign Startup tramite il quale potrai mettere le basi al tuo modo di lavorare con InDesign. Ti invito inoltre ad iscriverti al mio gruppo Facebook e ad iscriverti al mio canale YouTube.
